Digitale Betriebsprüfung – 5 Tipps zur Vorbereitung

Der Betriebsprüfer kündigt sich an. Was nun?

Nach dem Monatsbericht des Finanzministeriums waren im Jahr 2017 bundesweit 13.651 Prüferinnen und Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17,5 Mrd. € festgestellt!

17,5 Mrd. € Mehrergebnis, das heißt Steuernachzahlungen von 17,5 Mrd. !!!

Das sollte jedem Unternehmer zu denken geben. Denn die Tendenz zeigt weiter nach oben.

Ob Umsatzsteuersonderprüfung, Kassennachschau, steuerliche Außenprüfung, von allen Seiten wird der Steuerpflichtige traktiert. Da gilt es: Vorbereitung ist alles!

Doch wie?

1. Prüfungsanordnung prüfen

Wenn es eine Prüfungsanordnung gibt, dann sollte diese genau geprüft werden. Eine Prüfungsanordnung gibt es bei einer steuerlichen Außenprüfung in der alle Steuerarten geprüft werden. Die Prüfungsanordnung enthält Angaben wie:

  • Prüfungszeitraum
  • sachlicher Prüfungsumfang
  • Prüfungstermin
  • Name des Prüfers
  • Rechtsbehelfsbelehrung

Ist die Adressierung korrekt?
Welche Steuerarten werden geprüft?
Gibt es verjährte Prüfungszeiträume?
Liegt eine Doppelprüfung vor?

Haben Sie zischen der Ankündigung der Prüfung und dem Prüfungsbeginn ausreichend Zeit zur Vorbereitung eingeräumt bekommen? Üblich sind zwei bis vier Wochen.

Sind zum Prüfungstermin alle wichtigen Ansprechpartner anwesend?

Muss die Prüfung verschoben werden?

2. Schränken Sie den Datenzugriff soweit wie möglich ein

Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzverwaltung nur im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zu. Der Umfang ergibt sich aus der Prüfungsanordnung (insbesondere welche Jahre) Das Finanzamt darf neben der „eigentlichen Buchhaltung“ auch auf die Vor- und Nebensysteme zugreifen wird.

Bereiten Sie einen Zugang zu den steuerrelevanten Daten für den Prüfer vor. Dabei sollten Sie darauf achten, dass der Prüfer möglichst geringe Rechte im System hat („Nur-Lese-Zugriff“).

Es gibt drei Arten des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung, die das BMF Schreiben vom 14.11.2014 vorsieht:

  • unmittelbarer Datenzugriff (Z1-Zugriff) = Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung von Hard- und Software sowie Nutzung der Auswertungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen. Kein Fernzugriff (Online-Zugriff).
  • mittelbarer Datenzugriff (Z2-Zugriff) = Auswertung der gespeicherten Daten seitens des Steuerpflichtigen nach den Vorgaben des Prüfers
  • Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) = Aushändigung der
    gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren
    Datenträger

Steht ein Datenträger zur Verfügung? Falls nein, stellen Sie dem Betriebsprüfer einen technischen Ansprechpartner zur Seite Wichtig: Lassen Sie dem Prüfer hier niemals freie Hand!

3. Halten Sie eine Verfahrensdokumentation vor!

Die Prüfer fordern zunehmend eine Verfahrensdokumentation an. Die Verfahrensdokumentation ist das Herz der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie ist quasi die Gebrauchsanleitung für den Betriebsprüfer. Er kann aus Ihr alle steuerrelevanten Datenströme entnehmen. Und hier liegt Ihre Chance! Schauen Sie sich Ihre steuerrelevanten Daten an. Wo liegen diese? Sind diese GoBD konform?

Ohne Verfahrensdokumentation droht eine Hinzuschätzung! Das kann richtig teuer werden.

Haben Sie noch keine Verfahrensdokumentation? Dann schauen Sie auf www.dokutar.de

4. Seien Sie auf IDEA vorbereitet

Die Betriebsprüfer setzten bei der Betriebsprüfung das Analyse- und Auswertungsprogramm  IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ein.

Die IDEA-Software enthält unterschiedliche Analysefunktionen:

  • ABC-Analyse
  • Altersstrukturanalyse
  • Mehrfachbelegungsanalyse
  • verschiedene Stichprobenverfahren
  • Chi-Quadrat-Test
  • Richtssatzvergleiche

Hier empfiehlt es sich folgende Maßnahmen durchzuführen:

Schauen Sie sich die Altersstruktur Ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten an. Gibt es alte Forderungen und Verbindlichkeiten?

Schauen Sie sich Ihren Rohgewinn an. Ist dieser branchenüblich? Falls nein, notieren Sie die Gründe hierfür.

Vergleichen Sie die Zahlen der Vorjahre mit den aktuellen Jahren. Gibt es Auffälligkeiten? Falls ja warum?

5. Fahrtenbücher

Führen Sie ein Fahrtenbuch? Das Fahrtenbuch wird in der Regel immer geprüft.

Deshalb ist es ratsam hier Vorsorge zu treffen und sich insbesondere folgende Fragen zu stellen:

Liegen für den Prüfungszeitraum alle Fahrtenbücher vor? Haben Sie die Softwarebescheinigungen bei digitalen Fahrtenbüchern. Sind die Eintragungen plausibel? Sind alle Fahrten zugeordnet?